En hundemassagepraksis ender sjældent i rod fra den ene dag til den anden. Det begynder mere uskyldigt: aftaler i kalenderen, ejerens nummer på telefonen, behandlingsnoter i Word og en opfølgning på en seddel.
Det virker, indtil du skal finde hele historikken frem, mens næste hund står i døren. Derfor er antallet af funktioner ikke det bedste sted at begynde. Se i stedet på, om systemet viser de rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt.
Brug guiden som tjekliste, når du afprøver et nyt system.
Fra aftale til opfølgning
Følg én behandling hele vejen igennem
De fleste behandlinger følger den samme enkle række:
Ejer → hund → aftale → behandlingsnote → opfølgning
Ejer
Kontaktoplysninger og den løbende dialog.
Hund
Egen historik, også når ejeren har flere hunde.
Aftale
Tidspunkt, ydelse og hvem du skal behandle.
Behandlingsnote
Dine fund, behandlingen og det aftalte.
Opfølgning
Hvad du eller ejeren skal gøre bagefter.
Hvis hvert led ligger sit eget sted, skal du selv samle historien ved hvert besøg. Et godt system lader dig gå fra aftalen til hundens tidligere noter og videre til næste opfølgning uden omveje.
Det skal du afprøve
Fem ting, der skal fungere i hverdagen
Hold ejeren og hver hund adskilt
En ejer kan komme med flere hunde. Kontaktoplysningerne hører til ejeren; noter og behandlingshistorik hører til den enkelte hund. Systemet skal forbinde dem uden at blande dem sammen.
Opret en ejer med to hunde i prøveperioden. Kan du skifte mellem hundene uden at kopiere ejerens oplysninger eller risikere at skrive i den forkerte journal?
Lad kalenderen være en del af journalen
Når du åbner en aftale, skal du kunne se ejeren, hunden og ydelsen og fortsætte direkte til behandlingsnoten. Ellers er kalenderen bare endnu et sted, du skal slå op.
Selvbetjent online booking er et tilvalg. Booker du helst aftalerne selv, skal systemet være lige så nemt at bruge på den måde. Vil du åbne for online booking, så kontrollér ydelser, ledige tider og om forespørgsler kræver din godkendelse.
Skriv noter på den måde, du arbejder
SOAP passer godt til nogle behandlere. Andre foretrækker en almindelig note med faste overskrifter. Begge dele kan fungere, hvis du nemt kan skrive henvendelsesårsag, observationer, behandling, respons og næste skridt.
Prøv med en sag, der ligner dem, du møder. Brug en skabelon, find den forrige behandling, vedhæft et relevant dokument og ret en fejl. Læg mærke til, hvor mange klik der skal til.
Et noteformat kan hjælpe dig med at være konsekvent. Det kan ikke i sig selv dokumentere, at du opfylder alle faglige eller juridiske krav.
Læs forløbet på tværs af besøg
Ved gentagne behandlinger er udviklingen vigtigere end én enkelt note. Åbn en hund med flere aftaler og se, om du hurtigt kan danne dig et overblik.
Du skal helst kunne svare på disse spørgsmål fra samme skærmbillede:
- Hvornår så jeg sidst hunden?
- Hvad observerede jeg?
- Hvad aftalte vi at holde øje med?
- Er der planlagt en opfølgning?
- Er relevante bilag eller rapporter nemme at finde?
Få opfølgningen ud af hovedet
Måske skal ejeren kontaktes om tre dage. Måske skal du vurdere udviklingen ved næste besøg. Begge dele skal kunne stå et sted, hvor du faktisk ser det igen.
Opret én forsinket og én kommende opfølgning i prøveperioden. Se derefter, om overblikket gør det tydeligt, hvad du skal gøre i dag, uden at drukne dig i alarmer.
Tilvalg
Vælg ekstra funktioner efter dit arbejde
Når det grundlæggende fungerer, kan du tage stilling til resten. Det kan for eksempel være:
- Valgfri online booking
- E-mailpåmindelser og bookingbeskeder
- Rapporter og eksport til kunder
- Fakturering og betaling
- Biblioteker med træningsøvelser
- Anatomiske diagrammer eller målinger
- Offlinebrug ved mobilt arbejde
- Journalføring målrettet hydroterapi
- Rettigheder til flere behandlere
Vælg efter den praksis, du driver nu. En funktion, du aldrig bruger, gør bare systemet dyrere. En funktion, du er afhængig af hver dag, skal derimod stå øverst på kravlisten.
Specialbehov
Vælg rehabiliteringssoftware, når behandlingen kræver det
Nogle praksisser har brug for mere end kalender, journal og opfølgning.
Arbejder du dagligt med øvelsesbiblioteker, kommenteret anatomi, måleserier, vandstyring til hydroterapi, henvisninger eller behandling uden internet, bør du vælge et system, der er bygget til det. Afprøv de vigtigste funktioner med en rigtig sag, før du beslutter dig.
Et enklere praksissystem er relevant, når du først og fremmest vil samle kunder, dyr, aftaler, behandlingsnoter og opfølgninger og ikke har brug for et dyrehospitals fulde arbejdsgang.
Prøvekør systemet
Test ethvert system på 30 minutter
Gennemfør de samme trin i hvert system, du overvejer:
- 1.Opret én ejer og to hunde.
- 2.Tilføj en kommende aftale for den ene hund.
- 3.Skriv en behandlingsnote med din normale struktur.
- 4.Find noten igen fra hundens historik.
- 5.Tilføj en opfølgning, og se, hvor den dukker op næste gang, du logger ind.
- 6.Prøv en online booking, eller kontrollér, at funktionen kan forblive slået fra.
- 7.Find eksport, privatlivspolitik, vilkår og information om databehandling.
Efter testen ved du, om systemet kan følge en almindelig behandling fra første aftale til opfølgning. Du behøver ikke nå rundt i alle indstillinger.
Skift af system
Flyt de aktive journaler først
Skriv ned, hvad du faktisk skal bruge i det nye system:
- Aktive ejere og dyr
- Kommende aftaler
- Åbne behandlingsplaner og nyere noter
- Henvisninger, samtykker og bilag, du stadig har brug for
- Opfølgninger, der ikke er afsluttet
- Journaler, der skal blive i dit nuværende arkiv
Flyt et lille udsnit først, og kontrollér, at alt er kommet rigtigt med. Behold originalfilerne, indtil du har gennemgået de nye journaler. Er du i tvivl om opbevaring eller journalføringskrav, skal du følge reglerne og den faglige vejledning, der gælder for dig.
PawNote
Det kan PawNote, og det kan det ikke
PawNote samler kalender, ejere, dyr, behandlingsnoter og opfølgninger for solo- og mindre dyreterapipraksisser. Du kan vælge mellem SOAP og almindelige noter, og online booking er valgfri.
PawNote er ikke et dyrehospitalssystem og indeholder ikke alle de specialfunktioner, du finder i rehabiliteringssoftware. Har du brug for dem i dit daglige arbejde, skal du vælge et system, der har dem.
Vil du se, om PawNote passer til din praksis, kan du bruge 14-dages prøveperioden til at gennemføre testen ovenfor. Du skal ikke oplyse betalingskort.
Du skal ikke bruge betalingskort.
Vil du læse detaljerne først? Se priser, privatlivspolitik og vilkår.
Spørgsmål og svar